Vad kostar ett CRM-system?

En sak ska sägas rakt ut: EasyCRM i listan ovan är kopplat till samma bolag som driver Smarta Affärer, och är därför märkt. Det är också därför vi skriver ut att pris är ett av elva kriterier i vår viktning — inte det enda. I vår ranking är EasyCRM inte etta, och på få användare är det inte heller billigast.

Räkneexempel: fem säljare, tolv månader

Sätt fem användare på de öppet redovisade instegspriserna och skillnaderna blir konkreta. Pipedrive landar kring 800 kr i månaden (5 × ca 14 €), SuperOffice på 2 250 kr (5 × 450 kr) och EasyCRM på 2 990 kr i fast bolagspris för spannet 4–10 användare. HubSpot kan starta på noll — tills funktionsbehoven flyttar er till betalplanerna. Lime CRM går inte att räkna på alls vid fem användare: licensgolvet är tio.

Vid tio användare vänder bilden. Per användare-priserna har dubblats — SuperOffice till 4 500 kr, Lime till omkring 6 300 kr — medan det fasta bolagspriset står kvar på 2 990 kr. Modellen avgör alltså mer än listpriset: ett lågt per användare-pris är billigast för det lilla teamet, ett fast pris vinner när teamet växer. Räkna på både dagens storlek och den ni tror er ha om två år.

Kom ihåg att instegsplaner är just insteg: funktionerna du väljer system för — automation, AI, avancerade rapporter — ligger ofta en eller två plannivåer upp hos per användare-aktörerna. Jämför planen du faktiskt kommer att använda.

De fyra prismodellerna

I princip all CRM-prissättning är byggd på någon av de här modellerna, ibland i kombination:

Vad som driver priset uppåt

När du väl räknar på totalkostnaden är det de här fem posterna som avgör var du hamnar:

• Antal användare — den största faktorn i per användare-modellen. Tio säljare kostar tio licenser, varje månad.
• Implementation och migrering — konsulttimmar för uppsättning, anpassning och datamigrering kan överstiga första årets licenskostnad hos de större systemen.
• Integrationer — en koppling till Fortnox, telefoni eller e-post kan ingå, kosta extra per månad, eller kräva en mellanhand med eget abonnemang.
• Funktionsnivå — automation, AI-funktioner och avancerade rapporter ligger ofta i dyrare planer, så jämför rätt plan mot rätt plan.
• Support och avtal — premiumsupport, SLA och utbildning prissätts ofta separat, särskilt hos enterprise-aktörerna.

De kostnader som inte syns i första siffran

Licenspriset är sällan hela sanningen. Hos de större systemen kan implementationen — uppsättning, anpassning, datamigrering och utbildning — kosta mer än första årets licenser, och den offereras ofta som konsulttimmar snarare än fast pris. Integrationer är den andra klassikern: en Fortnox-koppling som går via en mellanhand i stället för att vara inbyggd innebär en extra månadskostnad och ytterligare en leverantör när något går sönder.

Bindningstiden gör mest skada om du missar den. Ett system som ser prisvärt ut per månad men binder dig i tolv eller tjugofyra månader är dyrare än ett något dyrare med en månads uppsägning — särskilt de första månaderna, när du fortfarande testar om säljteamet faktiskt använder systemet.

Sju frågor att ta med till offertmötet

Be om svaren skriftligt. Då blir två offerter jämförbara, vilket de annars sällan är:

1. Vad blir totalkostnaden för år ett — licenser, implementation, migrering och utbildning inräknat?
2. Finns ett minsta antal användare eller en minsta avtalsnivå?
3. Vilken plan krävs för de funktioner vi faktiskt ska använda — och vad kostar den planen, inte instegsplanen?
4. Ingår integrationerna vi behöver (bokföring, telefoni, e-post) eller kostar de extra per månad?
5. Vad kostar det att lägga till en användare — och att ta bort en?
6. Hur lång är bindningstiden, och hur mycket får priset höjas vid förlängning?
7. Vad kostar det att få ut vår data om vi vill byta system?

Heter det CRM-pris, licenskostnad eller månadsavgift?

Samma fråga söks med många ord. Vad kostar ett CRM-system, CRM pris, CRM kostnad och CRM månadskostnad är samma undran, liksom säljsystem pris, kundregister pris och vad kostar ett kundhanteringssystem. Vissa söker på billigt CRM eller gratis CRM — och gratisspåret förtjänar en kommentar: en permanent gratisnivå finns (HubSpot), men den är byggd att växa ur, och öppen källkod flyttar kostnaden från fakturan till din egen tid för drift och underhåll.

Oavsett vilket ord du använder är det tre saker som avgör: prismodellen, vad som ingår i planen du faktiskt behöver, och kostnaderna utanför listpriset. Det är exakt det vår jämförelse av CRM-system viktar in.